効果的な生徒管理術でリピート率を向上！オンライン日本語レッスン成功の秘訣

どうやってたくさんの生徒の情報を管理したらいい？
どんな情報を管理したらいい？
生徒の情報管理の簡単で効率的な方法は？

生徒の情報を何も管理しないでレッスンをするとどうなると思いますか？

生徒の情報を管理できていなければ、生徒にあったレッスンを提供できません。

１対1のレッスンを求めている生徒は、「自分だけのレッスン」をより求めています。

そして生徒によって要望、苦手分野は異なります。
ただ一度聞いただけでは多くの生徒の情報を管理することはできません。

要望や苦手な分野がそれぞれ異なるため、個々に合わせたレッスンが必要です。
生徒の情報を把握せずにレッスンを行うと、適切なカリキュラムを提供できない場合があります。

生徒の要望、学習状況などの情報を常に把握し、管理することが今後レッスンをリピートしてもらうことにつながります。

これまでに、私は7000回以上のオンライン日本語レッスンを行ってきました。

最初は、生徒ごとに手書きのファイルを作成して管理していました。
しかし当然ながら生徒数が増えるにつれて管理が難しくなりました。

もちろん、生徒の情報はほとんど記憶していますが、人間なのでミスや忘れも発生します。
そこで、全ての情報をデータで管理することにしました。その結果、生徒の管理がとても簡単になりました。

今回は、最終的に辿り着いたシンプルで効率的な「オンライン日本語教師のための生徒情報管理方法」をご紹介します。

効率的でシンプルな生徒管理

まず大切なことは、生徒情報の管理を効率的かつシンプルにすることです。
ストレスなく続けられ、すぐに必要な情報を抽出できるデータであることが必要です。

そのため、アナログよりもデジタルで一括管理する方が効率的です。

レッスンの時間、スケジュール管理

カレンダーアプリ

まずは、レッスンの時間を管理するためにカレンダーアプリを利用しましょう。

使いやすいもので構いませんが、Googleカレンダーがおすすめです。

複数のプラットフォームで教えている方も、ダブルブッキングを防ぐために必ずスケジュールの管理が必要です。

多くのプラットフォームは、レッスンが予約されると自動的にGoogleカレンダーなどに同期するシステムを備えています。これを利用しましょう。

カレンダーアプリを使えば、キャンセルなどのスケジュール変更が自動的に反映されるので、手間が省けます。
また、自分が設定した1日の目標レッスン数に達しているかどうかを視覚的に確認できます。

レッスンの時間を視覚的に確認できるため、空いた時間に他のこと（例えば運動や家事）をしたり、レッスンの間の時間を管理するのに役立ちます。

時差確認アプリ

オンライン日本語レッスンでは、様々な国の生徒とレッスンを行うことがあります。
ほとんどの場合、プラットフォームが自動でカレンダーに同期してくれますが、何かの事情でプラットフォームを介さずに個人的に予約変更をする場合は、日本時間のO月O日X時と、生徒がいる国の時間（▲▲時）を確認しましょう。

時差を確認するために、自分の生徒がいる場所との時差を下記のようなアプリで確認することが重要です。

https://support.apple.com/ja-jp/guide/iphone/iph1ac0b4af/ios

生徒の情報、レッスン内容の管理

私がおすすめする生徒管理情報方法管理は、とにかくGoogleドキュメントで作った生徒のノートに全ての情報を書き込むことです。

書き方、順番は気にしません。とにかく全て書き込みます。
情報を確認するときは検索すればOKです。

後から検索しやすいように、生徒情報を書く前に何か記号を入れておくとわかりやすいです。
（下の画像ではは「＊」を冒頭に記入しています　見にくくて申し訳ありません）

Googleドキュメント

Googleドキュメントなどのクラウドサービスがおすすめです。

OneDriveでもなんでもいいのですが、Windows、Mac利用者に関わらずGoogleドキュメントは生徒にも使用者が多いためおすすめです。

生徒別ファイル、ノートをを作る

Googleドキュメントなどで、まず生徒ごとにノートまたはファイルを作成しましょう。

ファイル名やノート名は、フルネームに加えてニックネームがあれば併記して作成します。

特に韓国や中華系の名前は苗字のパターンが決まっており、識別しにくいです。名前も私たち日本人にとっては覚えにくいためニックネームがあればそちらで呼ぶことをおすすめします。そのことで生徒との親密さも増します。

長期間にわたってレッスンを受講してくれる生徒の場合、一つのノートだと非常に長くなってしまうため、適宜新しいノートを作成します（私は大体半年ごとに新しいノートを作成しています）。

ノートのサイズが大きくなっても、レッスン日程や単語などを検索することですぐに目的の情報を見つけることができます。

シンプルが一番です！

何を管理する？

生徒の情報を全て入力しておくことはとても大切です。
例えば、レッスンの最初のヒアリングやニーズ調査、レッスン内容などを全て記録しておくことが必要になります。

会話の中で生徒の趣味などが自然に出てくることがあります。
フリートーク中にノートを取っていると、生徒の趣味や思考を把握することができ、より良いレッスンを提供できますよ。

また、生徒が間違いやすいポイントなども記録から把握することができます。
これをヒントに、次回のトピックなどを決めることができます。生徒の成長をサポートするために、しっかりと情報を記録しておきましょう！

生徒の情報を管理するために、以下の項目をヒアリングして記録することをおすすめします。

最初のレッスンでノートに必ず記載する内容

• 名前とニックネーム（同じ名前の人が多い場合は、ニックネームも聞いておく）
• 国籍と住んでいる場所（〜市くらいまで　会話を広げられる）
• 生徒の背景や現状（どのような環境で日本語を話しているのか、日本語をどの程度学んでいるかなど）
• ニーズ（日本語を学ぶ目的や達成したいこと）
• 趣味や関心事（フリートークや例文作成の際に参考にするため）

レギュラーレッスンでノートに書くこと

• レッスンの日付
• 文法の説明、生徒がわからなかった単語や表現など
• 生徒との定期的なニーズ調査や現状の確認（就職活動の進捗や自己学習の進度など）
• 宿題の内容
• 生徒からのリクエスト　（〜をもっと練習したい等）

おすすめできないやり方

手書きのメモには、誰が書いたか分からなくなる、検索できない、情報を引き出すのに時間がかかるなどの欠点があるため、お勧めできません。
また、Wordなどで書いてそれを添付ファイルで送るのも毎回手間がかかるため、お勧めできません。

持続可能な方法を実現するためには、シンプルで効率的な方法が非常に重要です。

そのため、Googleドキュメントなどのクラウドノートを使用することをお勧めします。

まとめ

「レッスンをリピートしてもらうために生徒の要望、学習状況などの情報を常に把握し、管理することが重要」

基本的なことですが、意外と見落としてリピートレッスンのチャンスを逃している人が多いかもしれません。

ぜひ参考にして、実践してみてくださいね！